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Cómo la videoconferencia puede ahorrar dinero para las empresas

Cómo la videoconferencia puede ahorrar dinero para las empresas

Cómo la videoconferencia puede ahorrar dinero para las empresas

 

Estas son las formas en que las videoconferencias pueden ahorrar dinero para las empresas:

 

Reducir el tiempo perdido.

Maximizando la eficiencia.

Eliminando costos de viaje.

 

Aquí, discutiremos por qué la videoconferencia es beneficiosa para muchas empresas, por qué la videoconferencia es una opción popular, qué tipos de videoconferencia están disponibles y los momentos en que las empresas deberían optar por usarla.

 

¿Cómo puede la videoconferencia ahorrar dinero para las empresas?

 

Dos personas sentadas en una cabina trabajando en una computadora

 

Comparemos cuánto dinero puede ahorrar la videoconferencia frente a los costos potenciales de asistir o organizar una reunión en la que se requiere que los empleados distribuidos se reúnan en una oficina:

 

Boletos de Avión

Transporte

Alojamiento

Comidas

Tiempo perdido en salas de espera

Stress y afectaciones en la vida social y familiar de quién viaja constantemente

 

Y eso ni siquiera toca el costo de las reuniones internas. Incluso cuando los costos de viaje no están involucrados, las reuniones pueden costarles a las empresas una cantidad asombrosa de tiempo y dinero. Un enorme 15 por ciento del tiempo de una organización se gasta en reuniones, lo que resulta en $ 37 mil millones gastados en reuniones cada año.

 

Si todavía no está convencido de que sus reuniones le están costando recursos valiosos, intente usar la calculadora de costos de reuniones de Harvard Business Review.

 

Después de todo, si el CEO de Amazon, Jeff Bezos, no organizará reuniones que requieran más de dos pizzas , usted tampoco debería hacerlo.

 

La utilización de llamadas de videoconferencia en lugar de reuniones internas en persona puede reducir significativamente los costos al eliminar el tiempo pagado dedicado a configurar una sala de reuniones, esperar a que lleguen los asistentes y conversar antes y después del evento principal.

 

¿Por qué videoconferencia?

 

Estudiantes sentados en un escritorio escuchando una conferencia

 

Además de sus obvios beneficios de ahorro de costos, hay una multitud de razones por las cuales cada vez más empresas eligen la videoconferencia en lugar de las reuniones tradicionales:

 

Eficiencia: Ya sea que esté viajando a otro lugar o simplemente acorralando a los empleados en una sala de conferencias, los asistentes pueden tardar una cantidad considerable de tiempo en llegar a una reunión. Es por eso que la videoconferencia es una gran opción; Con solo hacer clic en un botón, todos pueden conectarse instantáneamente a una sala de reuniones virtual.

 

Participación: si bien las conferencias de audio pueden ser una excelente opción en una variedad de situaciones, las videoconferencias tienen la ventaja adicional de involucrar naturalmente a más asistentes durante un período de tiempo más largo. Piénselo de esta manera: cuando hace contacto visual con alguien (especialmente un colega), es mucho más fácil resistir el impulso de comenzar a desplazarse por las redes sociales.

 

Comunicación: la videoconferencia replica la conexión personal que ofrecen las reuniones en persona.

 

¿Cómo? Debido a que la videoconferencia permite a los asistentes ver las expresiones faciales de los demás y leer pistas sutiles con mayor facilidad. Además, elimina la necesidad de aclarar quién está hablando.

 

Intercambio de información: En una videoconferencia, puede compartir pantalla fácilmente, cambiar entre la pantalla que se está compartiendo y cambiar el control del escritorio por lo que la comunicación y la presentación de información ya no es una limitante para las videoconferencias.

 

¿Qué tipos de videoconferencia están disponibles?

 

Al determinar qué tipo de videoconferencia usar, querrá considerar el nivel de tecnología que emplea cada servicio. Las diferentes capacidades a tener en cuenta incluyen:

 

Audio de alta definición.

Capacidad internacional.

Número de participantes.

Compatibilidad con múltiples dispositivos.

Soporte para video simultáneo.

Integración con servicios populares de correo electrónico y calendario.

 

Hay muchos softwares de videoconferencia diferentes disponibles, pero solo unos pocos utilizan tecnología de punta con funcionalidades avanzadas como Cisco.  

 

¿Cuándo deberían las empresas utilizar la videoconferencia?

 

Al reunirse con los asistentes en una ciudad, estado o país diferente.

Al reunirse con clientes o inversores que tienen tiempo limitado.

Al reunirse con empleados que trabajan de forma remota.

Al organizar reuniones que de otra manera desperdiciarían un tiempo y dinero preciosos.

 

Recuerde, la videoconferencia moderna no es el asunto hiper-formal que solía ser. Ahora que la tecnología de videoconferencia es accesible para todos, se pueden organizar muchos tipos diferentes de reuniones a través de video, incluso si los participantes simplemente realizan una sesión informal de lluvia de ideas.

 

Desde la indiferencia hasta el cambio de juego, la videoconferencia es una forma viable de organizar con éxito una variedad de reuniones diferentes.

 

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